Egy gyártó, nagykereskedő vagy szolgáltató termékadatai gyakran több helyen élnek egyszerre: az ERP-ben, táblázatokban, a webshopban és a partnereknek küldött árlistákban. Amíg a termékek száma kicsi, ez kezelhető, de több ezer cikkszám és több értékesítési csatorna mellett minden módosítás kézi munkát és hibalehetőséget jelent.

Ez a cikk bemutatja, mire való a termékkatalógus rendszer, miben különbözik a PIM rendszertől, és mikor éri meg egyedi megoldásban gondolkodni.

Mi az a termékkatalógus rendszer, és miben más, mint egy webshop?

A termékkatalógus rendszer olyan központi alkalmazás, amely a termékek és szolgáltatások adatait egységes szerkezetben tárolja, és kereshető módon jeleníti meg a felhasználóknak. Nem az eladás a fő feladata, hanem az, hogy minden termékről pontos, naprakész és összehasonlítható információ álljon rendelkezésre.

A webshop a vásárlási folyamatra épül: kosár, fizetés, szállítás. A termékkatalógus ezzel szemben az adatokra: tulajdonságok, kategóriák, dokumentumok, képek és a köztük lévő kapcsolatok. Sok vállalatnál a kettő együtt működik: a katalógus adja az adatokat, a webshop pedig ezekből dolgozik.

A termékkatalógus különösen akkor hasznos, ha több szereplő termékeit kell egy helyen bemutatni. Ilyen lehet például egy szakmai platform, ahol gyártók, szolgáltatók és forgalmazók kínálata egységes szempontok szerint kereshető.

Mi a különbség a termékkatalógus és a PIM rendszer között?

A PIM (Product Information Management) rendszer a termékadatok kezelésére szolgáló háttérrendszer, a termékkatalógus pedig gyakran ennek a felhasználók felé látható része. A PIM-ben készülnek és ellenőrződnek az adatok, a katalógus pedig megjeleníti és kereshetővé teszi őket.

A gyakorlatban a határ nem éles. Egy egyedi fejlesztésű termékkatalógus tartalmazhat PIM-funkciókat is, például adatfelviteli felületet, jóváhagyási folyamatot vagy importot a beszállítók adataiból. A döntésnél ezért nem az elnevezés a fontos, hanem az, hogy milyen folyamatokat kell a rendszernek támogatnia.

Mikor van szüksége vállalatának termékkatalógus rendszerre?

Termékkatalógus rendszerre akkor van szükség, ha a termékadatok kezelése már nem fér bele a meglévő eszközökbe. Ha az alábbi jelek közül több is ismerős, érdemes elgondolkodni rajta:

• Ugyanaz a termékadat több helyen, eltérő tartalommal szerepel.
• Egy új termék megjelenése a webshopban vagy a partnereknél napokat vagy heteket vesz igénybe.
• A termékadatokat beszállítók vagy partnerek is küldik, eltérő formátumban.
• A vevők vagy a kollégák nem találják meg gyorsan a keresett terméket vagy annak műszaki adatait.
• Új értékesítési csatornát, például marketplace-et vagy partnerportált kell bekapcsolni.

Dobozos PIM vagy egyedi termékkatalógus: mikor melyik éri meg?

Dobozos PIM rendszer akkor jó választás, ha a termékadatok szerkezete szabványos, és a fő cél a meglévő webshop és marketplace-ek kiszolgálása. Egyedi termékkatalógus akkor éri meg, ha a vállalat működése, adatmodellje vagy felhasználói köre olyan sajátos, hogy a dobozos rendszert csak kerülőutakkal lehetne hozzá igazítani.

• Adatmodell: a dobozos rendszer előre meghatározott szerkezettel dolgozik, az egyedi fejlesztés a vállalat saját termékstruktúrájához igazodik.
• Felhasználók: a dobozos rendszer jellemzően belső használatra készül, az egyedi katalógus külső szereplőket, például gyártókat és forgalmazókat is kiszolgálhat saját jogosultságokkal.
• Integráció: a dobozos rendszer szabványos csatlakozókat kínál, az egyedi fejlesztés közvetlenül kapcsolódik a meglévő ERP-hez, CRM-hez és más rendszerekhez.
• Keresés: egyedi fejlesztésnél a szűrők és a keresési logika a felhasználók valódi kérdéseihez igazítható.
• Költségszerkezet: a dobozos rendszernél folyamatos licencdíj, az egyedi fejlesztésnél a kezdeti fejlesztési költség a fő tétel.

Felhőalapú PIM szolgáltatás választása esetén a közpénzből működő intézményeknél használat előtt megfelelőségi felülvizsgálat szükséges.

Milyen eredményeket hozhat egy jól működő termékkatalógus?

Egy jól megtervezett termékkatalógus nagy terhelés mellett is stabilan működik, és a termékszám növekedésével együtt skálázódik. Az ASH Szoftverház által bevezetett rendszerek néhány jellemző adata:

• 36 500 felhasználó,
• egy bevezetett rendszeren több mint 200 000 feltöltött termék,
• egy bevezetett rendszeren havonta több mint 400 000 rendelés,
• 99%-os rendelkezésre állás.

Ezek az eredmények elsősorban nem a technológián múlnak, hanem azon, hogy az adatmodell, a keresés és az integrációk a valós üzleti folyamatokra épülnek. További egyedi fejlesztéseinket a Projektek oldalon mutatjuk be.

Milyen biztonsági és adatvédelmi szempontokra kell figyelni?

Egy termékkatalógus elsősorban termékadatokat kezel, de a felhasználói fiókok, a partneradatok és a rendelések miatt személyes adatok is belekerülhetnek, ezért a biztonságot már a tervezéskor be kell építeni.

• Adatminimalizálás: a GDPR elvei szerint a rendszer csak a működéshez valóban szükséges személyes adatokat gyűjtse.
• Jogosultságkezelés: minden gyártó, forgalmazó és belső felhasználó csak a saját adataihoz férjen hozzá.
• Naplózás: a termékadatok módosítása visszakövethető legyen.
• Rendelkezésre állás: a rendszer üzemeltetése mentési és helyreállítási tervvel együtt készüljön.

Az ISO 27001 szerinti információbiztonsági gyakorlat és a NIS2-irányelv követelményei is irányadók lehetnek. Hogy ezek közül mi vonatkozik az adott szervezetre, azt megfelelőségi szakértővel érdemes tisztázni.

Gyakran ismételt kérdések

Mi a különbség a termékkatalógus és a webshop között?

A webshop a vásárlási folyamatot szolgálja ki, a termékkatalógus pedig a termékadatok rendezett, kereshető bemutatását. Egy termékkatalógusban nem feltétlenül lehet vásárolni, viszont minden termékről pontos és összehasonlítható információt ad. Sok vállalatnál a katalógus adja azokat az adatokat, amelyeket a webshop is felhasznál.

Szükség van PIM rendszerre, ha már van ERP-nk?

Az ERP elsősorban készlet-, rendelés- és pénzügyi adatokat kezel, a részletes termékleírásokra és műszaki adatokra általában nincs felkészítve. A PIM rendszer vagy a termékkatalógus ezeket a gazdag termékadatokat kezeli, és az ERP-vel összekötve működik. Így az árak és a készletek az ERP-ből, a leírások, képek és tulajdonságok a katalógusból érkeznek.

Hány termék kezelhető egy termékkatalógus rendszerben?

Egy jól megtervezett rendszer több százezer terméket is képes kezelni. Az ASH Szoftverház által bevezetett egyik rendszeren több mint 200 000 termék van feltöltve. A teljesítmény elsősorban az adatmodelltől, a keresési megoldástól és az infrastruktúrától függ, ezért ezeket már a tervezéskor a várható növekedéshez kell méretezni.

Lehetnek külső szereplők, például gyártók a termékkatalógus felhasználói?

Igen, egy egyedi termékkatalógusban a gyártók, szolgáltatók és forgalmazók saját fiókkal tölthetik fel és frissíthetik a termékeiket. Ehhez szerepalapú jogosultságkezelés szükséges, hogy mindenki csak a saját adatait lássa és módosíthassa. A feltöltött adatok a megjelenés előtt jóváhagyási folyamaton is átmehetnek.

Hol érdemes elkezdeni?

Ha vállalatánál a termékadatok több rendszerben szétszórva élnek, vagy új értékesítési csatornát tervez, érdemes egy rövid igényfelméréssel kezdeni. Vegye fel velünk a kapcsolatot, és feltérképezzük a meglévő adatokat és rendszereket, majd megmutatjuk, hogy dobozos PIM vagy egyedi termékkatalógus illik-e jobban a vállalatához.