Egy új rendszer bevezetésekor az egyik első stratégiai kérdés az, hogy a szervezet kész, dobozos szoftvert vásároljon, vagy egyedi fejlesztésbe kezdjen. A döntés évekre meghatározza a működés rugalmasságát, a költségeket, és azt is, mennyire marad a szervezet kezében a saját adatai és folyamatai feletti kontroll.

Ez a cikk gyakorlati szempontokat ad vállalati, egyetemi és közintézményi döntéshozóknak ahhoz, hogy a két út közül megalapozottan válasszanak.

Mi a különbség a dobozos szoftver és az egyedi szoftverfejlesztés között?

A dobozos szoftver sok ügyfél számára készült kész termék, amelyet beállításokkal lehet a saját működéshez igazítani. Az egyedi szoftverfejlesztés során a rendszer egy adott szervezet folyamataira, adataira és meglévő rendszereire épül.

A dobozos megoldásnál a szervezet alkalmazkodik a szoftverhez, egyedi fejlesztésnél a szoftver a szervezethez. A kettő között köztes út is létezik: egy bevált alapra épülő, testreszabott rendszer, amely a kész elemeket egyedi modulokkal és integrációkkal egészíti ki.

Mikor elég egy dobozos szoftver?

Dobozos szoftver akkor elég, ha a támogatandó folyamat szabványos, a piacon több érett termék is lefedi, és nincs szükség mély integrációra más rendszerekkel. Tipikusan ilyenek az általános irodai, kommunikációs vagy könyvelési feladatok.

A dobozos megoldás fő előnyei:

• gyors bevezetés, mert a termék már kész és tesztelt,
• kiszámítható licenc- vagy előfizetési díj,
• a frissítésekről és a karbantartásról a beszállító gondoskodik,
• más ügyfelek tapasztalatai alapján a gyermekbetegségek már kiderültek.

A korlát ott jelentkezik, ahol a szervezet működése eltér az átlagtól. Ilyenkor a dobozos rendszer kerülőmegoldásokat igényel, például párhuzamos táblázatokat vagy kézi adatátvitelt, és ezek idővel felemésztik a gyors bevezetés előnyét.

Mikor éri meg az egyedi szoftverfejlesztés?

Az egyedi szoftverfejlesztés akkor éri meg, ha a szervezet működése olyan sajátos, hogy egy kész termék csak jelentős kompromisszumokkal vagy kerülőutakkal tudná kiszolgálni. Ha az alábbi helyzetek közül több is ismerős, érdemes komolyan mérlegelni:

• A folyamatok összetett, szervezetspecifikus szabályokat követnek, amelyeket a dobozos termékek nem tudnak leképezni.
• Több meglévő rendszert, például ERP-t, CRM-et vagy tanulmányi rendszert kell egymással összekötni.
• A szoftver közvetlen versenyelőnyt ad, ezért nem szerencsés, ha a versenytársak ugyanazt a terméket használják.
• Külső szereplők, például partnerek, beszállítók vagy ügyfelek is használják a rendszert, saját jogosultságokkal.
• Szigorú adatkezelési vagy megfelelőségi elvárások miatt a szervezetnek magának kell meghatároznia, hol és hogyan tárolja az adatait.

Egyedi fejlesztésnél a rendszer és a forráskód feletti rendelkezés is fontos szempont. Érdemes már a szerződéskötéskor rögzíteni, kié a szellemi tulajdon, és hogyan biztosított a rendszer hosszú távú továbbfejlesztése.

Hogyan érdemes összehasonlítani a két megoldás költségeit?

A költségeket a teljes életciklusra érdemes összevetni, nem csak a bevezetés pillanatában. A dobozos szoftver kezdetben jellemzően olcsóbb, az egyedi fejlesztés viszont hosszabb távon, a licencdíjak és a kerülőmegoldások kiváltásával megtérülhet.

Az összehasonlításba érdemes bevonni:

• a licenc- vagy előfizetési díjakat a felhasználók számának növekedésével együtt,
• a testreszabás és az integrációk költségét,
• a hiányzó funkciók miatt végzett kézi munkát,
• az üzemeltetés, a karbantartás és a továbbfejlesztés költségét,
• egy későbbi rendszerváltás költségét és kockázatát.

Mivel minden egyedi fejlesztés más, megalapozott költségbecslést csak igényfelmérés után lehet adni. Az igényfelmérés önmagában is értékes, mert pontosan feltárja, mely funkciókra van valóban szükség.

Milyen biztonsági és megfelelőségi szempontokat kell figyelembe venni?

Mindkét út esetén a biztonságot és a megfelelőséget már a döntés előtt érdemes megvizsgálni, mert ezek utólag nehezen és drágán pótolhatók.

• GDPR: a rendszer az adatminimalizálás elve szerint csak a működéshez valóban szükséges személyes adatokat kezelje.
• Információbiztonság: az ISO 27001 szerinti gyakorlat jó keretet ad a hozzáférések, a naplózás és a mentések kialakításához.
• NIS2: a hatálya alá tartozó szervezeteknél az ellátási lánc biztonsága is elvárás, ez a szoftverbeszállítókra is kiterjed.
• eIDAS: ha a rendszerben elektronikus azonosításra vagy aláírásra van szükség, az eIDAS-rendelet követelményeit is figyelembe kell venni.

Közpénzből működő intézményeknél bármilyen felhőszolgáltatás vagy harmadik féltől származó komponens használata előtt megfelelőségi felülvizsgálat szükséges, a beszerzésnél pedig a közbeszerzési szabályokat is követni kell.

Hogyan néz ki ez a gyakorlatban?

Az ASH Szoftverház projektjei jól mutatják, mikor hoz valódi eredményt az egyedi fejlesztés. Az egyetemi órarendtervezés például tipikusan olyan terület, ahol az intézményi szabályok összetettsége miatt a dobozos megoldások hamar elérik a korlátaikat.

A METU egyetem számára fejlesztett órarendtervező megoldásunk ilyen összetett szabályrendszert kezel, és erre a tapasztalatra épül Chronos nevű órarendtervezőnk is. A témáról részletesen az egyetemi órarendtervező szoftverekről szóló cikkünkben írtunk.

Egy másik példa a termékkatalógus, ahol több szereplő termékadatait kell egységesen kezelni. Az általunk bevezetett rendszerek néhány jellemző adata:

• 36 500 felhasználó,
• egy bevezetett rendszeren több mint 200 000 feltöltött termék,
• egy bevezetett rendszeren havonta több mint 400 000 rendelés,
• 99%-os rendelkezésre állás.

Erről a termékkatalógus és a PIM rendszer kapcsolatáról szóló cikkünkben olvashat bővebben, további munkáinkat pedig a Projektek oldalon mutatjuk be.

Gyakran ismételt kérdések

Drágább az egyedi szoftverfejlesztés, mint egy dobozos szoftver?

Egyedi fejlesztésnél a kezdeti költség jellemzően magasabb, de a teljes életciklus-költség már más képet mutathat. A dobozos szoftvernél a licencdíjak gyakran a felhasználók számával együtt nőnek, és a kerülőmegoldások is rejtett költséget jelentenek. Ezért a két megoldást mindig több évre vetítve érdemes összehasonlítani.

Mennyi ideig tart egy egyedi szoftverfejlesztés?

Az időtartam teljes mértékben a rendszer összetettségétől, az integrációk számától és a szervezet döntési folyamataitól függ. Mivel minden egyedi fejlesztés más, megbízható ütemterv csak igényfelmérés után készíthető. A fejlesztés szakaszokra bontható, így a legfontosabb funkciók korábban használatba vehetők. Mi ezért már a fejlesztés elején kattintható prototípust adunk ügyfeleinknek, erről a prototipizálásról szóló cikkünkben írtunk részletesen.

Lehet dobozos szoftvert és egyedi fejlesztést kombinálni?

Igen, és sok esetben ez a legjobb megoldás. A szabványos feladatokat dobozos szoftver látja el, a szervezetspecifikus folyamatokat pedig egyedi modulok és integrációk támogatják. Így a szervezet a kész termékek előnyeit és az egyedi fejlesztés rugalmasságát egyszerre élvezheti.

Kié a forráskód egy egyedi szoftverfejlesztés után?

Ez a szerződéstől függ, ezért már az ajánlatkérés szakaszában érdemes tisztázni. A forráskód és a dokumentáció feletti rendelkezés biztosítja, hogy a rendszer később is továbbfejleszthető vagy más beszállítóhoz vihető legyen. Közintézményeknél ez a beszerzési követelmények része is lehet.

Hol érdemes elkezdeni?

Ha most dönt egy új rendszer bevezetéséről, érdemes egy rövid igényfelméréssel kezdeni, még a dobozos és az egyedi megoldás közötti választás előtt. Vegye fel velünk a kapcsolatot, és közösen feltérképezzük a folyamatait és meglévő rendszereit, majd megmutatjuk, melyik út szolgálja legjobban a szervezetét.