Nem minden problémára kell egyedi szoftver

Egy vállalkozás digitalizálásakor az egyik első kérdés gyakran az, hogy érdemes-e saját rendszert fejleszteni, vagy elegendő egy már létező szoftvert használni.

A kész rendszereknek egyértelmű előnyeik vannak. Gyorsan bevezethetők, az alapvető funkciók már rendelkezésre állnak, és sok esetben jelentősen kisebb kezdeti beruházást igényelnek.

Egy egyszerű CRM, számlázó, projektmenedzsment-rendszer vagy webshop esetében gyakran nincs szükség arra, hogy mindent nulláról építsünk fel.

A kérdés általában később válik érdekessé.

Mi történik akkor, amikor a vállalkozás folyamatai már nem férnek bele a kész rendszer által meghatározott keretekbe?

Amikor a rendszerhez kell igazítani a működést

Egy kész szoftver mindig valamilyen általános működési modell alapján készül.

Ez természetes: ugyanazt a rendszert sok különböző vállalkozás használja, ezért nem tud minden egyes cég speciális folyamataihoz alkalmazkodni.

A probléma akkor kezdődik, amikor egyre több kompromisszumra van szükség.

Egy adatot külön Excel-táblázatban vezetünk. Egy másik információt manuálisan másolunk át két rendszer között. Egy folyamat egyik fele a CRM-ben történik, a másik része pedig e-mailben.

Egy idő után már nem a szoftver támogatja a működést.

A működés próbál alkalmazkodni a szoftverhez.

A workaroundok száma sokat elárul

Az egyik legegyszerűbb jel arra, hogy egy vállalkozás kezd kinőni egy rendszert, a kerülőmegoldások számának növekedése.

Ha egy folyamat működéséhez rendszeresen szükség van Excel-táblákra, manuális adatmásolásra, külön jegyzetekre vagy több egymástól független alkalmazás használatára, érdemes megvizsgálni, hogy valóban a megfelelő eszközöket használjuk-e.

Egyetlen workaround természetesen nem indokol egyedi fejlesztést.

Tíz különböző workaround viszont már könnyen azt jelentheti, hogy a vállalkozásnak olyan folyamatai alakultak ki, amelyeket az általános rendszerek már nem tudnak megfelelően kezelni.

Az egyedi fejlesztés nem azt jelenti, hogy mindent újraépítünk

Az egyedi szoftverfejlesztéssel kapcsolatban gyakori félreértés, hogy ilyenkor minden funkciót a nulláról kell létrehozni.

A gyakorlatban egy modern üzleti alkalmazás számos meglévő szolgáltatáshoz kapcsolódhat.

Használhat külső fizetési rendszert, számlázót, CRM-et, dokumentumkezelőt vagy más API-n keresztül elérhető szolgáltatást.

Az egyedi fejlesztés értéke sokszor nem az, hogy ezeket lecseréljük.

Hanem az, hogy a vállalkozás saját folyamata köré építünk egy olyan rendszert, amely ezeket az eszközöket megfelelően összekapcsolja.

A felhasználó szempontjából így egyetlen következetes folyamat jön létre.

A speciális üzleti logika gyakran fordulópont

Az egyedi fejlesztés különösen akkor válhat indokolttá, amikor maga az üzleti logika jelenti a vállalkozás egyik fontos értékét.

Például amikor egy ajánlat összeállítása több különböző szabálytól függ.

Amikor eltérő jogosultságok és jóváhagyási folyamatok vannak.

Amikor egy munkafolyamat több részleg között halad végig.

Vagy amikor a rendszernek egyedi számításokat, automatizmusokat és döntési szabályokat kell kezelnie.

Ezeket sokszor meg lehet próbálni egy kész rendszer konfigurációjával megoldani.

Egy bizonyos komplexitás felett azonban maga a konfiguráció válhat bonyolultabbá, mint egy célzottan erre a folyamatra tervezett megoldás.

A kérdés nem csak a fejlesztési költség

Egyedi rendszer és kész szoftver összehasonlításakor könnyű kizárólag a fejlesztési költséget nézni.

Pedig a jelenlegi működésnek is van költsége.

Mennyi időt töltenek a munkatársak manuális adminisztrációval?

Hányszor kell ugyanazt az adatot több rendszerbe rögzíteni?

Milyen gyakran történik hiba azért, mert egy információt manuálisan kell továbbítani?

Mennyi időt igényel egy olyan feladat, amely megfelelő automatizációval néhány másodperc alatt elvégezhető lenne?

Ha ezeket összeadjuk, sok esetben kiderül, hogy a meglévő folyamat fenntartása sem ingyenes.

Nem kell rögtön teljes rendszert fejleszteni

Az egyedi fejlesztésről szóló döntésnek nem feltétlenül kell úgy kezdődnie, hogy azonnal megépítjük a teljes rendszert.

Az ASH-nál fontosnak tartjuk, hogy először magát az üzleti problémát értsük meg.

Melyik folyamat okozza a legtöbb problémát?

Hol történik a legtöbb manuális munka?

Mely funkciók teremtenének tényleges üzleti értéket?

Ezek alapján már létrehozható egy működő prototípus, amelyen az ügyféllel közösen kipróbálható a tervezett folyamat.

Így már a fejlesztés előtt kiderülhet, hogy valóban jó problémát próbálunk-e megoldani, és megfelelő-e az elképzelt megoldás.

Kész rendszer vagy egyedi fejlesztés?

A kettő nem feltétlenül egymás ellentéte.

Sok vállalkozás számára egy kész rendszer hosszú éveken keresztül tökéletes megoldást jelenthet.

Az egyedi fejlesztés akkor válik igazán értékessé, amikor a vállalkozás működése már olyan speciális, hogy a rendelkezésre álló rendszerek folyamatos kompromisszumokat követelnek.

A cél ezért nem az, hogy minden problémára saját szoftvert építsünk.

Hanem az, hogy felismerjük azt a pontot, amikor egy megfelelően megtervezett egyedi rendszer már nem pusztán technológiai beruházás.

Hanem hatékonyabb működést tesz lehetővé.